In questo articolo Filippo Gamberoni racconta come ha usato Team3 in un corso di project management. Un gioco di costruzioni a tre nel quale si mostra che chi coordina un progetto non passa informazioni: le traduce. E, prima ancora, progetta il codice con cui la squadra si parla.
«Prendi il pezzo giallo»
Un corso di project management per un gruppo di tecnici e futuri coordinatori di un’azienda di impianti. Siamo all’incontro dedicato alla comunicazione. Sul tavolo ci sono carte progetto, pezzi colorati e un cronometro. Giocano tre squadre da tre persone. A metà della prima partita, uno dei giocatori si rivolge al compagno bendato e gli dice, sicuro: «Prendi il pezzo giallo!» Il compagno non può farci niente. È bendato: per lui il giallo non esiste. In quella frase c’è un pezzo di vita lavorativa di tutti noi. Un’informazione giusta, detta con convinzione, che non serve a nulla a chi la riceve.
Tre scimmie in cantiere
Il gioco si chiama Team3. Tre scimmie hanno aperto un’impresa di costruzioni e devono realizzare una struttura il più in fretta possibile. Ogni scimmia ha un limite. La prima vede il progetto disegnato sulla carta, ma non può parlare: comunica solo a gesti. La seconda non vede il progetto: guarda i gesti e li traduce a voce. La terza ha gli occhi bendati: ascolta e monta i pezzi. Le regole si spiegano in pochi minuti. Per chi lavora negli impianti, la somiglianza con la propria giornata salta all’occhio. C’è chi ha il disegno in ufficio tecnico, chi coordina e chi in cantiere monta senza aver mai visto la tavola. E nel mezzo c’è sempre qualcuno che deve far arrivare il progetto alle mani giuste.
Tradurre non è passare
In Team3 l’informazione cambia forma tre volte: da disegno a gesto, da gesto a parola, da parola a movimento delle mani. A ogni passaggio può perdersi un pezzo. La scimmia di mezzo non può limitarsi a ripetere quello che vede. Deve trasformarlo in qualcosa che l’altro sappia usare. È il cuore del lavoro di un project manager. Non è una cassetta delle lettere che smista messaggi. Sta in mezzo tra committente, progettisti, squadre e fornitori, e ogni volta deve tradurre. Il suo compito non finisce quando ha detto le cose. Finisce quando l’informazione è arrivata, è stata compresa e può passare oltre senza perdere pezzi. Per questo servono domande, verifiche e la possibilità per l’altro di dire «non ho capito».
Il tempo perso che fa vincere
Ai partecipanti ho spiegato solo le regole, senza suggerimenti su come giocare. Abbiamo fatto due giri. All’inizio le squadre si sono buttate subito: si parlavano sopra, ripetevano le stesse indicazioni, chiamavano i pezzi per colore. Turno dopo turno, però, ogni squadra ha cominciato a darsi delle regole. Un nome condiviso per ogni pezzo. Una simbologia chiara per i gesti. Segnali precisi per dire quando ruotare, quando fermarsi, quando lasciare il pezzo. Chi parla e quando. Il risultato è stato netto. Nel secondo giro le squadre hanno costruito lo stesso progetto al livello di difficoltà 3, nello stesso tempo del primo. Una cosa molto più difficile, a parità di tempo. Chi si fermava a organizzarsi partiva dopo, ma finiva prima. Quello che all’inizio sembrava tempo perso si è rivelato il vero vantaggio.
Il codice si progetta prima del via
Qui sta, secondo me, la lezione più utile per chi coordina un progetto. Fare da ponte durante il lavoro è importante. Ma la differenza la fa quello che succede prima che parta il cronometro: decidere come ci si parlerà. Quali nomi daremo alle cose, quali canali useremo, chi deve sapere cosa e quando, come ci accorgeremo che un messaggio non è arrivato. In azienda questo ha un nome poco poetico: piano della comunicazione. Spesso lo si salta perché sembra burocrazia, o perché «tanto ci conosciamo». Team3 lo rende visibile in dieci minuti. Senza un codice condiviso, anche la squadra più affiatata finisce a dire «prendi il pezzo giallo».
Dal tavolo alla commessa
Il gioco da solo non basta. Come spiega Irene Raimondi nel suo articolo sulla rielaborazione, l’esperienza diventa apprendimento solo quando ci si ferma a guardarla. È il passaggio che il metodo S.P.R.I.N.T. di AGO custodisce dopo ogni attivazione (è spiegato nel Manuale dell’imperfetto incontro formativo). A chi vuole usare Team3 in formazione suggerisco di partire da due domande. Quali regole vi siete dati tra un giro e l’altro? E quali di queste regole, nel vostro lavoro di tutti i giorni, non vi siete mai dati? È la seconda domanda a portare il gioco dentro l’ufficio.
Una domanda per chi forma
Anche noi formatori stiamo spesso in mezzo: tra un contenuto e un’aula, tra un committente e un gruppo. Allora vale la pena chiederselo: quante volte, senza accorgercene, chiediamo a qualcuno di prendere il pezzo giallo?
Filippo Gamberoni
Foto di La-Rel Easter su Unsplash
